Sesuai dengan Peraturan Bupati Pidie Jaya Nomor 30 Tahun 2016 Tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas, Fungsi dan Tata Kerja Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Pidie Jaya, Sekretariat mempunyai tugas melakukan pengelolaan urusan administrasi, umum, perlengkapan, peralatan, kerumahtanggaan, perpustakaan, keuangan, kepegawaian, ketatalaksanaan, hukum, hubungan masyarakat, penyusunan program kerja, data, informasi, pemantauan, pelaporan, perundang-undangan dan pelayanan administrasi di lingkungan Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil.

Untuk melaksanakan tugas tersebut, Sekretariat mempunyai fungsi :

a. pelaksanaan urusan ketatausahaan, rumah tangga, barang inventaris, aset, perlengkapan, peralatan, pemeliharaan dan perpustakaan;

b. pembinaan kepegawaian, organisasi, ketatalaksanaan, hukum dan perundang-undangan serta pelaksanaan hubungan masyarakat;

c. pengelolaan administrasi keuangan;

d. penyusunan program kerja tahunan, jangka menengah dan jangka panjang;

e. penyusunan rencana anggaran yang bersumber dari APBK, APBA, bantuan dan atau hibah luar negeri;

f. pelaksanaan penelitian, pengkajian dan pengembangan di bidang kependudukan dan pencatatan sipil;

g. penyiapan data dan informasi di bidang kependudukan dan pencatatan sipil;

h. pelaksanaan pemantauan, evaluasi dan pelaporan di bidang kependudukan dan pencatatan sipil;

i. penyusunan rencana strategis, laporan akuntabilitas kinerja dan rencana kinerja Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil;

j. fasilitasi pembinaan UPTD; dan

k. pelaksanaan tugas-tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh Kepala Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil sesuai dengan tugas dan fungsinya;

Sekretariat terdiri dari:

1. Subbag Umum dan Kepegawaian mempunyai tugas melakukan urusan ketatausahaan rumah tangga, inventarisasi aset, perlengkapan, peralatan, pemeliharaan, perpustakaan, kepegawaian, organisasi, ketatalaksanaan, hukum dan perundang-undangan, pelaksanaan hubungan masyarakat dan protokoler;

2. Subbag Penyusunan Program dan Keuangan mempunyai tugas pengumpulan data dan informasi, program kerja tahunan, jangka menengah, jangka panjang, rencana anggaran yang bersumber dari APBK, APBA, bantuan dan atau hibah luar negeri, rencana strategis, laporan kinerja dan rencana kinerja;

3. Subbag Keuangan mempunyai tugas pengelolaan administrasi keuangan, verifikasi, perbendaharaan, pembukuan, pelaporan realisasi fisik dan keuangan.